7. Vicino all’archivio parrocchiale: altri fondi e documentazione varia

Accanto all’archivio parrocchiale vero e proprio, ma in posizione da esso distinta, può ravvisarsi l’opportunità di istituire, se non già esistente, un settore riservato dell’archivio entro il quale il parroco possa conservare quelle carte, sempre attinenti la parrocchia, che presentano un particolare carattere di riservatezza.

È verosimile, inoltre, che il parroco conservi presso la parrocchia anche il proprio archivio personale nel quale raccogliere la corrispondenza e la documentazione relative a vicende private o alle proprie attività di presbitero non attinenti la parrocchia.

La parrocchia che funge da sede, anche solo temporanea, del vicariato o dell’unità pastorale, si troverà ad accoglierne l’archivio, le cui carte, ovviamente, non andranno confuse con quelle dell’archivio parrocchiale.

All’interno di molte parrocchie operano associazioni e movimenti laicali (Azione cattolica, Agesci ecc.) che, nell’espletamento delle proprie attività, producono archivi. È evidente che anche in questi casi si tratta di altri fondi rispetto a quello della parrocchia: si dovrà, pertanto, aver cura di tenerli ben distinti da esso.

Oltre alla corrispondenza vera e propria, una parrocchia produce e riceve varia documentazione che spesso è utile conservare quale attestazione di attività svolte o quale sussidio per attività future. Gran parte di tale documentazione può pertanto essere classificata ed entrare a far parte dell’archivio. Esistono tuttavia dei documenti che, per la loro stessa natura, trovano piuttosto collocazione al di fuori dell’archivio, accanto ad esso, spesso in un luogo idealmente intermedio tra archivio e biblioteca. Si pensi alla stampa parrocchiale: per esempio al foglio settimanale e a certe pubblicazioni promosse dalla parrocchia a fini commemorativi o per «raccontarsi» dal punto di vista storico o per presentare il proprio patrimonio artistico. Quanto al bollettino parrocchiale, il suo carattere di maggiore o minore ufficialità ne suggerirà l’inserimento nell’archivio vero e proprio piuttosto che fra la stampa parrocchiale.

Altre tipologie di documentazione relativa alla parrocchia possono essere costituite da raccolte fotografiche, ritagli dalla stampa, fotocopie tratte da pubblicazioni, materiali sonori o audiovisivi. Anche in questo caso la loro collocazione in un settore di varia documentazione piuttosto che entro i confini dell’archivio – magari in quanto allegati di specifiche pratiche – andrà valutata volta per volta a seconda della natura dei materiali.