5. Sussidi operativi: la modulistica comune, il kit dell’archivista parrocchiale, l’indice alfabetico dei documenti

5.1. La modulistica comune

Una gestione semplificata e corretta dell’archivio corrente può avvalersi dell’adozione e dell’utilizzo, per alcune tipologie di atti, di moduli predisposti e condivisi.

Qui sotto sono a disposizione le riproduzioni della seguente modulistica predisposta dalla Curia diocesana per la tenuta di alcune serie documentali.

Sono in formato pdf, per visualizzarli è necessario aver installato il visualizzatore gratuito Acrobat Reader o Foxit Reader.

Registri canonici

Libro dei battezzati

Libro dei cresimati

Libro dei matrimoni

Libro dei morti

Atti

di battesimo

di matrimonio

di morte

Atti matrimoniali

prontuario per le domande di licenza o dispensa matrimoniale

mod. d – domanda di matrimonio

mod. I – matrimonio

mod. I.1 – istruttoria prematrimoniale fidanzato

mod. I.2 – istruttoria prematrimoniale fidanzata

mod. II – certificato di battesimo (per uso matrimonio)

mod. III – certificato di cresima (per uso matrimonio)

mod. V – prova testimoniale dello stato libero

mod. VI – dichiarazione dei genitori di nubendi minorenni

mod. VII – pubblicazioni di matrimonio

mod. VIII – richiesta di pubblicazioni da farsi in altre parrocchie

mod. IX – dichiarazione di avvenute pubblicazioni

mod. X – richiesta di pubblicazione da farsi alla casa comunale

mod. XI – dichiarazioni prescritte nei matrimoni misti

mod. XII – dichiarazione previa alla celebrazione del matrimonio solo canonico

mod. XIII – licenza di altro parroco

mod. XIV – stato dei documenti per il matrimonio

mod. XV – atto di matrimonio

mod. XVI – richiesta di trascrizione agli effetti civili

mod. XVII – notifica di matrimonio nel registro dei battezzati

mod. XVIII – notifica di matrimonio al parroco che ha compiuto l’istruttoria prematrimoniale

Sono previsti pure altri moduli per le licenze o dispense.

La consultazione in rete di tali moduli, al di là dell’utilità pratica della diretta riproducibilità da parte delle singole parrocchie, consente in aggiunta la raccolta di suggerimenti – emersi già dai contatti con alcuni parroci – per un aggiornamento della modulistica reso necessario dall’evolversi delle situazioni canoniche e pastorali che stanno alla base delle specifiche registrazioni. Sarà opportuno inoltre uniformare, sulla scorta delle indicazioni del codice di diritto canonico e della normativa sinodale, l’impostazione e i contenuti della modulistica, a partire dalla denominazione degli atti; sarà forse necessario istituire nuove tipologie di rilevazione, aggiornare ed eventualmente modificare il formulario, che sovente non viene ritenuto adeguato alle reali situazioni pastorali (e civili). A semplice titolo esemplificativo, si richiama l’attenzione sul formulario del libro dei battezzati che non prevede l’evenienza – come ci segnalano alcuni parroci – di genitori del battezzando che non siano congiunti «in santo matrimonio».

Questo lavoro di aggiornamento e revisione appare tanto più indispensabile nella prospettiva – sia essa più o meno remota – dell’informatizzazione della gestione documentale.

5.2. il kit dell’archivista parrocchiale

Per un’agevole tenuta dell’archivio corrente, oltre all’adozione del titolario di classificazione e all’utilizzo per taluni atti di pertinente modulistica, ci si avvale di alcuni strumenti operativi. Con l’ausilio di alcune immagini analizziamoli singolarmente, rinviando per ulteriori approfondimenti teorici all’Appendice A. Per saperne di più: indicazioni bibliografiche.

Timbro di protocollo e di classificazione

Ad ogni documento in arrivo deve essere apposto, in forma non modificabile, il timbro di protocollo e di classificazione.Vi si inseriscono la data di arrivo dell’atto, i codici di classificazione e dell’eventuale registrazione a protocollo, in quest’ultimo caso con il numero progressivo desunto dal registro. Generalmente nel documento in partenza questi dati, insieme a quelli della classificazione-fascicolazione, sono riportati senza l’uso di timbri: essi possono essere prestampati sulla carta intestata, oppure apposti mediante l’utilizzo di strumenti per la scrittura (macchina da scrivere, computer). Nei relativi campi lasciati in bianco viene successivamente apposta a mano o con timbri (datari, numerari) l’indicazione della data e del numero di protocollo.

Nel modello qui riportato, il timbro è composto di tre sezioni: nella prima compare l’intestazione di una parrocchia della diocesi di Venezia; nella seconda si riportano la data e l’eventuale numero progressivo di protocollo, desunto dal relativo registro; nella terza si assegnano i codici di classificazione e fascicolazione del documento.

Camicia del fascicolo

La camicia o copertina è utile che rechi alcune indicazioni, riprese se del caso dal registro di protocollo:

• intestazione della parrocchia: può essere prestampata e accompagnarsi al sigillo parrocchiale;
• segnatura di classificazione. È composta dai seguenti elementi: anno di apertura del fascicolo, titolo, classe e numero del fascicolo. Per convenzione questi elementi sono separati tra di loro mediante un sistema di punteggiatura, come nell’esempio che segue: 2001-v/5.1 (anno trattino titolo barra classe punto numero di fascicolo);
• oggetto: è un breve testo che descrive gli elementi essenziali della pratica; esso, sempre per convenzione, viene riportato all’interno di virgolette caporali (« »);
• date di apertura e chiusura del fascicolo. La data di apertura riportata sulla camicia è relativa alla data archivistica o storica del documento che apre il fascicolo, così come la data di chiusura è riferita all’ultimo documento contenuto nel fascicolo. Parliamo di data archivistica quando intendiamo la data della protocollazione del documento, e di data storica quando ci riferiamo alla data propria del documento: quest’ultima viene indicata solo in assenza della data archivistica.

Ecco di seguito un esempio – ipotetico ancorché verosimile – di compilazione della copertina di un fascicolo dell’archivio parrocchiale corrente.

Repertorio dei fascicoli

Gli elementi informativi risultanti dalla copertina dei diversi fascicoli sono riportati nel repertorio dei fascicoli: una sorta di registro in cui, anno per anno, sono annotati i fascicoli secondo il loro titolo e la loro classe, in ordine di apertura. Il repertorio, di fatto, viene a costituire l’inventario dell’archivio corrente: oltre a consentire la ricerca delle pratiche secondo l’ordine logico (e fisico) dato dal titolario di classificazione, esso fornisce anche la consistenza dell’archivio corrente della parrocchia per ciascun anno. Segue un esempio – nuovamente ipotetico – di compilazione del repertorio dei fascicoli.

Busta

La busta o un contenitore analogo riporta generalmente sul dorso, oltre alla classificazione, anche informazioni sintetiche sull’intestazione delle pratiche e sull’arco cronologico dei fascicoli, registri o volumi in essa contenuti. Ecco qui sotto a sinistra l’esempio di un’etichetta da apporre sulle buste dell’archivio parrocchiale.

In presenza di fascicoli meno consistenti, l’etichetta può anche risultare impostata come nell’immagine di destra.

5.3. l’indice alfabetico dei documenti

Nella prassi quotidiana siamo soliti contrassegnare specifici documenti con talune denominazioni, e per farlo ci basiamo sul linguaggio naturale (per es. «nomina del parroco», «concessione edilizia», ecc.). L’indice alfabetico dei documenti è uno strumento che raccoglie tutte le possibili denominazioni, dette anche voci di indice, riferite alla documentazione gestita dalla parrocchia. Si tratta di uno strumento, a tutt’oggi non esistente, che funge da sostegno per la riconduzione di questa o quella pratica entro lo schema di classificazione del titolario, o per individuare con sicurezza se un certo documento vada protocollato o meno, o se esso debba essere sottoposto dopo un certo periodo di tempo a scarto. L’indice alfabetico può essere dunque di grande utilità in un progetto archivistico che in prospettiva coinvolga non una soltanto ma tutte le parrocchie di una diocesi. Naturalmente la sua impostazione dovrà essere condivisa fra tutte le realtà parrocchiali che si riconoscono nell’adozione di un medesimo titolario e che accettano anche di mettere in comune un determinato lessico.

L’utilità di un indice è dimostrata dai seguenti esempi, il primo in ordine alfabetico, il secondo in ordine di classificazione e, successivamente, alfabetico. Ma uno sviluppo dell’indice alfabetico potrà essere impostato anche a partire dalle norme di diritto canonico che hanno attinenza con la produzione documentaria delle istituzioni ecclesiastiche, come nel terzo esempio ove sono passate in rassegna, in ordine di rispettivo canone, alcune tipologie documentarie previste dal vigente Codice di diritto canonico.

Primo esempio – Avvio di indice dei documenti in ordine alfabetico

Secondo esempio – Avvio di indice dei documenti in ordine di classificazione

Terzo esempio – Avvio di indice dei documenti secondo la sequenza dei canoni del CJC