2. Una proposta di titolario d’archivio per le parrocchie della diocesi di Venezia

Che cos’è un titolario? È lo strumento che permette la gestione pratica dei documenti d’archivio. Essi, come abbiamo visto, hanno necessità di essere governati in modo tale da garantirne ordine, conservazione e fruibilità; non è sufficiente gestirli ordinatamente secondo un qualche criterio (ad esempio cronologico, di formato, di provenienza ecc.), ma è invece indispensabile che documenti e carte ricevano un ordine che sia in rapporto con la loro funzione e che evidenzi i legami di relazione dei documenti fra di loro. Tutto ciò è possibile mediante l’utilizzo di un titolario, ossia di una sorta di griglia logica entro le cui ripartizioni assegnare i singoli documenti in arrivo e in partenza dall’archivio. Non si tratta, tuttavia, di adottare un titolario qualsiasi, ma il titolario creato appositamente per la realtà dello specifico «ente» che «produce» l’archivio: in questo caso proprio la parrocchia.

La creazione di qualunque titolario va condotta, dal punto di vista teorico, attraverso l’analisi delle funzioni dell’ente produttore. Tradotto in linguaggio meno tecnico, significa che per predisporre un titolario per gli archivi parrocchiali dobbiamo interrogarci proprio sulla natura, sui compiti e sulle finalità della parrocchia. La griglia strutturata cui si faceva cenno più sopra dovrà dunque restituire le funzioni attualmente esercitate dall’istituzione e dalla realtà parrocchiale: e ciò indipendentemente dall’organizzazione pratica che può essere – e solitamente è – diversa per ciascuna realtà. Anche per le parrocchie veneziane vale dunque quanto elaborato in alcuni recenti contributi a proposito del titolario degli archivi correnti: mettendo a tema non tanto gli aspetti organizzativi peculiari di ogni realtà, ma le più generali funzioni svolte dalla parrocchia postconciliare, il modello che ne emerge può ambire ad essere applicabile in ciascuna parrocchia.

Utilizzare diffusamente fra le parrocchie della diocesi uno strumento condiviso come il titolario gioverà allora alla comprensione dei documenti di archivio e faciliterà la loro trasmissione e lo scambio di informazioni tra le diverse parrocchie. Sarà inoltre possibile, come si prospetta più oltre al paragrafo 9. Sostegni alle parrocchie: iniziative di collegamento e di formazione, dar vita ad una rete fra gli addetti all’archivio (presbiteri responsabili della gestione dell’archivio, ma anche laici che offrano in questo settore il loro servizio nelle proprie parrocchie), per i quali mettere a disposizione occasioni di formazione individuale o di gruppo. Il collegamento basato sul comune titolario consentirà inoltre di condividere anche i problemi legati alla gestione quotidiana dell’archivio, di verificare e validarne costantemente gli strumenti, attenti a cogliere gli elementi di difficoltà e a proporre soluzioni ai problemi che emergessero.

L’adozione di un titolario comune darà vita, infine, alla costituzione di archivi parrocchiali ordinati e fra loro omogenei pur nella prevedibile varietà delle singole situazioni.

Si sottolinea ancora come il titolario per le parrocchie veneziane venga proposto in via ampiamente sperimentale. Elaborato su un modello teorico, che tiene conto sia di quanto si è potuto reperire sul tema a livello nazionale, sia della riflessione teologica, canonistica e pastorale condotta entro il gruppo di lavoro, esso ha in ogni caso necessità di essere verificato sia nel merito che nel concreto e sottoposto a veri e propri test di funzionamento nelle parrocchie stesse. Solo a seguito di tali riscontri, sarà possibile consolidare la struttura definitiva del titolario e sottoporlo alla indispensabile promulgazione formale da parte dell’Ordinario diocesano.

Il titolario proposto è frutto dunque di un percorso che innanzitutto individua le funzioni della parrocchia, quindi le riconduce all’interno di una griglia e le raggruppa per tipologie omogenee, definite titoli, a loro volta articolati in classi.

Il Codice di diritto canonico postconciliare ha posto fortemente l’accento sulla parrocchia quale comunità di fedeli e sul suo stretto rapporto con il vescovo e con la chiesa particolare (can. 515). Al Titolo I, riguardante gli Atti costitutivi generali, relativi alla parrocchia come persona giuridica (esso ricomprende anche la classe Archivio), fa seguito pertanto un Titolo II dedicato ai Rapporti con la chiesa diocesana e il vicariato. Le funzioni primarie della parrocchia sono state quindi riunite in base al criterio dei componenti della comunità parrocchiale nel Titolo III – Comunità parrocchiale. Nel Titolo IV – Vita e azione pastorale le funzioni fanno riferimento ai tre pilastri fondamentali su cui si regge la comunità: la Parola di Dio (evangelizzazione e catechesi), la celebrazione dei sacramenti (liturgia) e la testimonianza (carità e promozione umana). Conclude il prospetto il Titolo V – Amministrazione, che si occupa della gestione finanziaria, contabile, patrimoniale, edilizia e delle questioni legali della parrocchia.

All’interno di ogni titolo, ciascuna funzione è individuata da una classe. Classificare significa ricondurre un documento o una pratica alla sua funzione logica, rappresentata dalla specifica classe nel contesto complessivo del titolario. Ciascun documento classificato va ad aggiungersi all’insieme dei documenti caratterizzati dal medesimo codice e ne permette il ritrovamento. Entro la medesima classe e, se necessario, sottoclasse, i documenti devono essere raggruppati all’interno di uno o più fascicoli, ossia insiemi di documenti che si riferiscono ad una specifica attività o pratica.

Tutta la documentazione va pertanto classificata e fascicolata per consentire una ordinata conservazione dell’archivio e il rapido ritrovamento di documenti e di pratiche, dando vita ad un archivio che fisicamente si presenta come una sequenza ordinata di fascicoli raccolti in buste o scatole annuali o pluriennali. Alcuni esempi di etichette, di buste e di copertine di fascicoli sono riprodotti nel paragrafo 5. Sussidi operativi: la modulistica comune, il kit dell’archivista parrocchiale, l’indice alfabetico dei documenti.

Nella redazione del titolario si è in aggiunta tenuto presente il problema di un collegamento organico con quanto già si è sedimentato negli archivi storici conservati presso numerose parrocchie, ove le serie continuative – ad esempio dei registri canonici, chiamati un tempo archivio di sacrestia distinto dal restante archivio di chiesa – costituiscono la parte preponderante e più significativa dei singoli fondi.

A questo riguardo, si propone di affiancare al titolario della gestione documentale per fascicoli una parallela griglia alla quale ricondurre la documentazione archivistica a registro o a volume, il cui sviluppo si prospetta chiaramente per serie continuative.

Si segnala, infine, come tutti i titoli siano individuati nelle rispettive funzioni principali. L’inserimento dei punti di sospensione lascia aperta l’implementazione di una più precisa e dettagliata sequenza di classi e sottoclassi come frutto di una verifica concreta dell’uso del titolario.