3. Come classificare? Che cosa protocollare?

Dopo aver esaminato i vantaggi che derivano da una corretta gestione della corrispondenza che quotidianamente parte dall’ufficio parrocchiale o vi giunge, e dopo aver presentato un’ipotesi – sia pur ampiamente modificabile e integrabile – di titolario, affrontiamo ora, operativamente, il tema della classificazione.

Tutti i documenti riguardanti la gestione della vita della parrocchia (per la sicura identificazione dei quali si veda quanto esposto nei paragrafi successivi) devono essere necessariamente classificati, ovvero inseriti nella classe a cui l’oggetto del documento – presente esplicitamente nella lettera o da esso ricavabile – fa riferimento.

Alcuni esempi di corrispondenza, gentilmente messi a disposizione dal parroco di San Trovaso (e scelti nell’archivio parrocchiale fra il materiale privo di risvolti attinenti alla privacy), ci aiuteranno in questo itinerario – volutamente didascalico – attraverso le operazioni di classificazione. Vagliata dunque la corrispondenza che si trova sul tavolo del parroco, bisogna innanzitutto stabilire se la documentazione in arrivo (per quella in partenza il caso è di più semplice soluzione) è destinata alla parrocchia, o non piuttosto al parroco inteso come persona, o ad associazioni o movimenti laicali che operano all’interno della parrocchia stessa. È necessario dunque, in prima istanza, dividere la documentazione, distinguendo quella che deve confluire nell’archivio parrocchiale da quella che deve invece trovare ubicazione negli altri archivi, pure esistenti presso le parrocchie, che contengono documentazione prodotta e ricevuta da realtà affiancate alla parrocchia, ma destinate per la loro stessa natura ad esserne distinte: il vicariato, l’unità pastorale, l’Azione cattolica, questo o quel movimento o confraternita (su tali casi si veda il paragrafo 7. Vicino all’archivio parrocchiale: altri fondi e documentazione varia).

Individuata la corrispondenza di esclusiva pertinenza della parrocchia, si procede a classificare la documentazione. Analizziamo ad esempio la comunicazione inviata dall’Ufficio per la pastorale del turismo e del pellegrinaggio della Curia patriarcale di Venezia a tutti i parroci, con cui si trasmette il nuovo orario delle sante Messe e dei Culti cristiani non cattolici.

Scorrendo il titolario parrocchiale, che in questo tipo di attività va sempre tenuto a portata di mano, e analizzando le diverse voci proposte – si può anche procedere per esclusione – pare opportuno classificare questa lettera in IV (Vita/azione pastorale), 1 (Annuncio della Parola), 6 (Turismo).

Sulla lettera, come si può verificare nell’immagine, è stata di conseguenza apposta, oltre alla data di arrivo, la classifica IV/1/6 nei previsti spazi del timbro. Essa verrà poi riposta e conservata, in sequenza cronologica – come si vedrà più avanti – nel fascicolo che riporta quella classificazione, assieme ad altri documenti relativi al medesimo argomento.

Così pure alla circolare inviata dal Centro missionario diocesano della Curia patriarcale di Venezia a tutti i parroci, alla quale si allegano alcuni manifesti, potrà essere correttamente assegnata la classifica IV/1/3 ovvero Vita/azione pastorale (titolo IV), Annuncio della Parola (classe 1), Cooperazione missionaria (sottoclasse 3).

Si può dunque concludere che circolari e lettere che in quantitativo così copioso giungono in parrocchia vanno datate, classificate e riposte nei fascicoli di competenza. Analoghe operazioni vanno effettuate per i documenti costituenti la corrispondenza in partenza. Si rammenta che un secondo esemplare dei documenti spediti, corredato di firma, deve venire parimenti conservato nel fascicolo dell’archivio parrocchiale. Tale secondo esemplare prende il nome di minuta.

Tuttavia, vi sono documenti che più di altri rivestono importanza nell’ambito dell’attività parrocchiale, vuoi per la loro natura giuridica o per il portato spirituale, vuoi invece per il carattere prettamente amministrativo e contabile. In questo caso la documentazione, oltre ad essere classificata – presupposto per una sua ordinata sedimentazione nell’archivio – andrà in aggiunta protocollata, acquisendo quindi un maggior grado di formalità e di attestazione quanto alla sua ricezione o al suo invio. Accanto alla classifica verrà dunque apposto il numero di protocollo, secondo una procedura sulla quale merita soffermarsi ulteriormente.

In ogni ufficio parrocchiale è infatti indispensabile la presenza del registro di protocollo (se ne trovano comunemente in commercio), in cui viene registrata in sequenza cronologica la corrispondenza parrocchiale in arrivo e in partenza.

Esso si struttura su due pagine affiancate: in quella di sinistra si annotano le lettere ricevute, in quella di destra le lettere spedite. A loro volta le pagine si suddividono in caselle ove vengono apposte, partendo da sinistra e secondo le indicazioni presenti nell’intestazione delle colonne del foglio:

1. il numero progressivo, ossia il cosiddetto numero di protocollo, che viene assunto automaticamente dal documento inserito nella sequenza cronologica della data di registrazione (arrivo o partenza)
2. la data di registrazione del documento (arrivo o partenza)
3. la data e il numero di protocollo eventualmente riportati nel documento in arrivo
4. il mittente
5. l’oggetto.

Sulla pagina di destra:

6. il destinatario
7. l’oggetto del documento
8. il numero degli eventuali allegati
9. la descrizione degli eventuali allegati
10. la classificazione
11. le eventuali annotazioni.

La classificazione va compilata sempre, sia per le lettere ricevute sia per quelle spedite, in quanto rimanda direttamente alla posizione della pratica nel fascicolo, nella classe dell’archivio individuata dal titolario. Se la lettera non richiede risposta, passa direttamente agli atti e, nell’oggetto della pagina di destra (7), si metterà la nota «atti».

Ricostruiamo dunque, attraverso la sua sedimentazione nella corrispondenza e nel registro di protocollo, la sequenza di un’attività amministrativa di un qualche rilievo per la parrocchia di San Trovaso: il restauro delle campane. Il 29 gennaio 2001 la Fonderia Francesco de Poli di Vittorio Veneto invia al parroco di San Trovaso una relazione sullo stato di conservazione delle campane, a cui affianca anche un progetto di restauro con il relativo preventivo di spesa.

Il documento è stato registrato nel protocollo riportando negli appositi campi le informazioni contenute nella lettera, quali la denominazione della ditta (casella «mittente»), la data, l’oggetto e così via. Data e classificazione sono state riportate nell’apposito timbro sulla lettera.

(click sull'immagine per ingrandirla)

A questo preventivo il parroco risponde il successivo 20 febbraio con una lettera di accettazione, anch’essa protocollata in partenza, con la quale affida l’incarico alla ditta di Vittorio Veneto.

La ditta a sua volta risponde il successivo 14 marzo dichiarando di assumere l’incarico.

Di tutta questa vicenda, certamente non priva di riflessi nella gestione contabile della parrocchia (oltre che nella vita liturgica della comunità), l’archivio attesta dunque, attraverso la formalizzazione della registrazione a protocollo, le fasi salienti, costituendo nel contempo prova e garanzia – a scapito di sempre possibili controversie – di quanto concordato fra i due soggetti. Il fascicolo verrà riposto fisicamente nel contenitore corrispondente al titolo e alla classe prevista nel titolario (e sarà in ogni momento reperibile con l’aiuto del repertorio dei fascicoli).

Fra qualche decennio inoltre anche questa pratica, all’apparenza esclusivamente amministrativa e contabile, potrà portare – se ben conservata – la sua voce alla futura storia della parrocchia di San Trovaso, o alla biografia di un parroco particolarmente attento al patrimonio d’arte della sua chiesa, o ai rapporti di una ditta specializzata della terraferma veneta con la committenza ecclesiastica veneziana. Sarà, insomma, divenuta fonte per la ricerca storica.